Comment réussir une conférence en ligne ? Nos conseils

by Le Patio
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Réaliser et réussir votre conférence en ligne

Compte tenu de la crise sanitaire actuelle causée par la pandémie de Covid-19, il est désormais indispensable de savoir réussir une conférence en ligne. Nous vous présentons, dans cet article, nos conseils afin de ne plus faire de faux pas lors de ces événements importants.

1. Connaître son sujet

Être convaincu pour être convainquant ! C’est la maîtrise de votre sujet – et surtout – votre passion qui captivera votre audience lors de vos conférences en ligne. Si votre public s’endort au bout de quelques minutes à vous écouter, c’est que votre manière d’aborder le sujet n’est sûrement pas assez dynamique et que votre discours n’est pas assez passionné. Travaillez votre sujet, et pour plus d’originalité, passez à l’anglais, intégrez des images ou encore un tableau pour dynamiser votre discours !

2. Connaître son public

Animer des vidéo conférences par ordinateur et sur le web n’est pas chose aisée et, afin que la gestion de cet événement se fasse dans les meilleures conditions, vous devez impérativement connaître votre audience.

Gérer les inscriptions à sa visioconférence

Pour une conférence en ligne réussie, il est recommandé de gérer les inscriptions des participants ! Vous pouvez par exemple proposer aux futurs participants de s’inscrire via un formulaire par mail, en demandant lors de l’inscription leur poste ou leur secteur d’activité. Un des meilleurs outils pour aborder et gérer un événement en tant qu’organisateur est Eventbrite. Vous aurez ainsi une idée plus précise du contenu à aborder lors de votre communication en vidéoconférence !

Gérer les participants de sa conférence en ligne

Savoir à qui l’on s’adresse lors d’une grande prise de parole en visioconférence est absolument indispensable. Pourquoi ? Pour la simple et bonne raison que si vous connaissez votre audience, vous savez – à peu près – ce qu’elle vient chercher lorsqu’elle se connecte à votre webinaire. Ainsi, vous serez mieux préparé et vous aborderez les points clés que votre public est venu chercher. Votre discours sera tonique et structuré car il aura une direction à prendre pour atteindre un objectif. De quoi ne pas laisser vos participants s’endormir sur leur écran ! Faites ensuite le point et classez votre audience sous forme de tableau.

3. Choisissez le lieu idéal

L’inscription de du participant à la réunion est désormais effectuée, vous devez désormais trouver un lieu idéal ou effectuer votre présentation. Le Patio vous donne quelques informations sur les outils et les services que vous pouvez utiliser pour vos réunions, événements et conférences.

Choisissez votre logiciel de vidéoconférence

Les logiciels et applications de visioconférence ont fleuri sur le web pour les réunions et événements professionnels. , nous vous conseillons l’utilisation d’un logiciel de conférence en ligne gratuit, l’inscription sera la seule obligation requise par cet outil pour les participants. Notre équipe vous conseille donc 4 outils avec de bonnes fonctionnalités pour votre webinar, totalement gratuits pour ordinateur et mobile :

  • Zoom
  • Microsoft Teams
  • Google Meet
  • Skype

Faites divers essais pour savoir, en fonction de vos préférences, quel outil vous utiliserez lors de votre présentation. En effet, les fonctionnalités varient parfois légèrement entre les solutions de webinar. Zoom étant actuellement une des meilleures solutions de logiciel de conférence en ligne d’après le nombre d’utilisateurs.

Les différents types de salles proposées par Le Patio Paris

Un lieu idéal pour la gestion d’un webinaire, c’est un lieu ou on ne peut pas être dérangé ! Il est donc parfois difficile d’animer une conférence en ligne à la maison ou à côté de vos collègues. Alors que choisir ? Le Patio vous propose de tester ses box privatifs destinés à ce genre d’utilisation. Très simple : réservez salle de conférence à Paris (fibre optique, mobilier, consommables, prises de courant…) en fonction de la durée de votre conférence sur Internet (cliquez sur le lien pour accéder à la page). On vous laisse ce que vous savez faire le mieux, Le Patio s’occupe du reste ! Si vous rêvez d’une salle plus spacieuse, notre espace peut vous proposer des salles de réunion pouvant accueillir jusqu’à 10 de vos collègues, contenant chacune un écran de télévision HD, une connexion fibre optique ou encore une connexion internet fibre optique, services annexes inclus.

4. Faire connaître votre conférence avant son démarrage

Pour constituer une base solide de participants lors de votre conférence, il est nécessaire de vous faire connaître au préalable. Imaginons que l’organisation de ce webinaire soit un complément d’activité pour vous et que vous ayez déjà une base d’audience par le biais de votre activité ou de vos réseaux sociaux. Dans ce cas, l’email marketing est un très bon outil pour “inviter” votre public à se joindre à cette conférence via un lien. Faites leur part de la grande thématique de cet événement, et éventuellement des sous-parties. Ajoutez-y des messages accrocheurs, des images attirantes et la valeur ajoutée de votre conférence, et le tour est joué !

Faire la promotion de votre conférence sur vos réseaux sociaux

Envoyez des invitations par email ou via la solution Eventbrite peut s’avérer être une bonne solution, mais avez-vous pensé à vos réseaux sociaux pour faire appel à votre audience ? Faites une première annonce en images quelque mois avant la date de votre événement afin les premiers utilisateurs s’inscrivent au webinar. Une fois que la date de la vidéoconférence sera proche, faites impérativement un rappel que cette dernière aura lieu afin de réactiver votre participant.

Indiquer la marche à suivre le jour de la visioconférence

Le D-Day (anglais pour “Jour-J”) est arrivé et il est temps de mener votre participant à la conférence ! Préparez votre message sur les réseaux sociaux pour guider votre utilisateur vers votre présentation afin qu’il ne se perde pas sur son écran. Vous pouvez également programmer l’envoi d’un mail groupé pour diriger l’utilisateur vers le webinaire.

5. Communiquer après votre conférence en ligne

Votre réunion ou appel est un succès, vos collègues et clients sont comblés. L’idéal est de ne pas s’arrêter là et de pousser votre service encore plus loin, en montant une vidéo de cette réunion, avec sous-titres anglais si vous souhaitez toucher une clientèle internationale.

Constituer une vidéo “best of” de votre webinaire

Enregistrer la conférence, puis construire une vidéo “best of” (anglais pour le “meilleur contenu” de votre conférence) pour conserver les meilleurs moments en images. Cette action est doublement bénéfique. D’une part, elle permettra à ceux qui n’ont pas pu assister à votre conférence de pouvoir la visionner ou permettra à votre public de revoir ces bons moments. D’autre part elle vous rendra service et aidera grandement votre conférence à se faire connaître.

Grâce à ces astuces pour réussir votre conférence en ligne, vos prochains webinaires risquent bien d’être pleins à craquer. L’intérêt en tant qu’organisateur de mettre en places ce genre de réunions est non seulement de construire votre personal branding (anglais pour “identité de marque”) mais aussi de vous ramener directement des clients ! A la fin de votre appel, mettez en avant vos services afin d’éveiller la curiosité de votre audience et de faire le lien entre votre présentation et votre activité principale.

Pour des informations supplémentaires ou pour réserver votre salle au Patio, au 154 ter Avenue Victor Hugo, 75116 Paris (cliquez sur le lien pour accéder à la page Google Maps) ; Par téléphone au 01 45 05 65 20 ou par mail à l’adresse contact@le-patio.paris.